Op woensdag 26 oktober heeft de gemeente Midden-Groningen een nieuwsbrief naar de bewoners van Zuidbroek gestuurd. In de brief staat informatie over de bestuurlijke spreekuren met de burgemeester en de dorpswethouder, de wekelijkse spreekuren van de politie en de Koninklijke Marechaussee en de overlegcommissie van het COA met omwonenden en ondernemers uit Zuidbroek.
In de brief worden verschillende data genoemd voor wanneer de bestuurlijke spreekuren zijn. Deze spreekuren zullen plaatsvinden op: 7 november, 28 november, 19 december, 30 januari en 20 februari, van 17.30 tot 19.00 uur. Verder zijn elke dinsdag van 10:00 tot 11:30 uur en op elke donderdag van 13:00 tot 14:30 uur de wijkagent en 2 medewerkers van de Koninklijke Marechaussee aanwezig voor de wekelijkse spreekuren. De Koninklijke Marechaussee zal ook 24 uur per dag in Zuidbroek en omgeving actief zijn.
Op 10 oktober heeft de gemeente de omgevingsvergunning aangevraagd, deze zal met voorrang en speciale aandacht op de gebruikelijke manier behandeld worden door de gemeente. De reden dat die toen pas was aangevraagd werd, was omdat er een zeer dringende humanitaire situatie gaande is. Er wordt ook een oproep gedaan om mensen bij het overlegcommissie te krijgen zodat er tussen inwoners, omwonende, het COA en de gemeente een duidelijke lijn van communicatie kan vormen.
De burgemeester eindigde de brief met begrip en trots voor de inwoners en omwonende van Zuidbroek.
